Sikkerhed

Ved at bruge iReception kan I forbedre jeres virksomheds sikkerhed, mens I håndterer gæster hurtigere og mere effektivt.

---

Sikkerhedskontrol

Lad sikkerhedsvagten få en sms eller e-mail, når en gæst tjekker ind eller en gæst glemmer at tjekke ud.

Samtykkeerklæringer og sikkerhedsinstruktioner

Lad gæsterne underskrive fx samtykkeerklæringer eller sikkerhedsinstruktioner direkte ved ankomst. Dokumenterne gemmes automatisk.​

Notifikation i tilfælde af en nødsituation

Send en sms til alle besøgende i bygningen på blot få sekunder. Et klik og alle er informeret om hvad de skal gøre hvis bygningen skal evakueres.

Brugerrettigheder

Tildel forskellige rettigheder til medarbejdere i din organisation. Giv fx assistenten adgang til at præregistrere gæster og IT-afdelingen fuld adgang til indstillingerne i iReception.

Rapporter

​Brug iReception til at håndtere jeres gæster, det giver jer hurtigt et overblik over besøgende. I iReception kan man bl.a. se statistikker over besøgende i en valgfri periode.
Alting logges i systemet og flere rapporter kan hurtigt og nemt udskrives eller blot vises på skærmen for eksempelvis at give overblik over antal gæster på måneds- eller årsbasis, ikke afleverede/forsvundne gæstekort mv.

Gæsteinformationer

Det er muligt at gemme informationer om jeres gæster, det er naturligvis en procedure I skal have styr på i Jeres virksomhed. ​​

Gruppeankomst

Spar tid ved at uploade informationer om grupper før deres ankomst. Ved ankomst modtager værten kun notifikation ved første og sidste deltager.

Dataminimering

iReception tilbyder en smart måde at minimere data på. Ved at opstille klare regler, kan virksomheden tilpasse deres indtastningsprocedure for at stille forskellige spørgsmål til forskellige profiler af besøgende, fx skelne mellem samarbejdspartnere, kunder eller jobsøgende.

Synkroniser liste over medarbejdere

Hold din liste over medarbejdere ajour, ved automatisk synkronisering med Active Directory.

Send evakueringsmeddelelser

I tilfælde af brand eller andre nødsituationer, kan den sikkerhedsansvarlige sende en sms til alle besøgende. Samtidig giver iReception mulighed for at printe en evakueringsliste med navne på alle gæster i bygningen, denne kan herefter videregives til sikkerhedsvagten og indsatslederen.

Tilbagevende gæster

Hvis en gæst besøger virksomheden jævnligt, kan I sende dem et tidsbegrænset adgangskort. Dette kan gæsten gemme på sin smartphone.

Forhåndsregistrer egne gæster via Outlook-plugin

Book møder direkte fra iReceptions administrationspanel eller i Outlook. Jeres gæster vil modtage en invitation via e-mail og vil samtidig fremgå på listen over forventede besøgende for den pågældende dag.

Vores engagement i GDPR og databeskyttelse
​

Den 25. maj 2018 trådte de nye databeskyttelsesregler - General Data Protection Regulation (GDPR) - i kraft, og for mange virksomheder betød dette ændringer til deres IT-løsninger. Det er nemlig vigtigt at tage sine forholdsregler for ikke at ende med store bøder.

Sådan gør du din iReception GDPR-kompatibel.

Gennem en blanding af eksisterende og nye funktioner hjælper vi dig. Vi tilbyder forskellige indstillinger, der giver dig mulighed for at reagere på GDPR-krav i overensstemmelse med dine behov og kontekst.

Sørg for kun at indsamle klientdata, som du absolut har brug for (dataminimering)

iReception hjælper virksomheder, som gemmer og behandler data, med kun at indsamle de mest nødvendige data. Dette kaldes dataminimering. iReception tilbyder en smart måde at minimere data på. Ved at opstille klare regler, kan virksomheden tilpasse deres indtastningsprocedure for at stille forskellige spørgsmål til forskellige profiler af besøgende, fx skelne mellem samarbejdspartnere, kunder eller jobsøgende.
 
Når du indsamler dine besøgsdata, spørg om gæstens samtykke og forklar altid hvordan du vil bruge dem

Dine besøgende skal give udtrykkeligt samtykke til at deres oplysninger indsamles, dette kan gøres på flere måder:

Ved at tilføje en sætning i din NDA, kan du informere gæsterne om, hvad virksomheden skal bruge disse data til, og bede dem om at give et udtrykkeligt samtykke ved at underskrive dokumentet inden de tjekker ind. iReception er oversat til 22 forskellige sprog, hvorfor vi kan være behjælpelige med en NDA-skabelon som kunne passe til netop jeres virksomhed.

Fortrolighed er en kontinuerlig tankegang, ikke en forhindring.

​Det har flere år forinden loven trådte i kraft, været en integreret del af vores system og tankegang. Et godt eksempel er, hvordan vi håndterer de besøgendes informationer. Besøgsprofiler giver os mulighed for at gemme permanent information som navn eller firma adskilt fra de midlertidige besøgsdata.

Lagring af profiler i iReception giver tilbagevendende besøgende mulighed for hurtigt at tjekke ind.
​
Lagring af profiler gør det også muligt for receptionister, assistenter osv. hurtigt at registrere de tilbagevendende besøgende.

Forhåndsregistrer tilbagevendende besøgende
​
De data, der er lagret i iReception, skal beskyttes i henhold til forskellige besøgendes interesser. På den ene side ønsker nogle besøgende ikke, at deres profil skal gemmes, mens andre besøgende kan have andre holdninger til deres data. Endvidere er nogle virksomheder tilbageholdende med at lade deres brugere få adgang til alle besøgsprofiler.
​
Netop derfor har iReception integreret funktioner, som imødekommer den besøgendes interesser.
Det drejer sig om forpligtelsen til at beskytte EU-borgeres private data.

Gem ikke besøgsdata længere end nødvendigt 

Datalagringsperiode er et vigtigt begreb understreget i EU's persondataforordning. Det betyder at persondata kun må lagres så længe de er nødvendige - hvorefter de skal slettes.
 
Hvor længe må denne periode være? Der er ikke noget rigtigt svar. Vi har set eksempler fra 1 uge til 1 år.
Det skal blot beskrives i virksomhedens procedurer.
 
Forskellige virksomheder kan have adskillige datalagringsperioder. Selv inden for samme virksomhed kan der være forskellige behov eller krav.

Automatisk sletning af data
​
iReception giver mulighed for automatisk sletning af data, efter en foruddefineret periode.